Tietosuojaseloste

Päivitetty 7.11.2026

1. Rekisterinpitäjä

Polarcomp Oy (Y-tunnus 0969733-4)
Halmetie 7, 98120 Kemijärvi
[email protected], +358 50 547 5952

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Matti Uurtamo, [email protected], 040 726 0452.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Yhteydenotto- ja tarjouspyyntölomake

• nimi, yritys, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• viesti, valitsemasi tiedot (esim. palvelutarve, vuosivolyymi ja se, mistä kuulit meistä) sekä liitetiedostot
• sivu, jolta lomake lähetettiin, ja sivu, jolta saavuit sivustolle (jos selaimesi kertoo sen)

Asiakkaat, toimittajat ja yhteistyökumppanit

• yhteyshenkilöiden nimet, tehtävänimikkeet ja yhteystiedot
• tarjous-, tilaus-, toimitus-, reklamaatio- ja laskutustiedot sekä niihin liittyvä viestintä

Sivuston tekniset tiedot

Sivuston palvelin käsittelee teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteita ja selaintietoja, jotta sivut voidaan näyttää ja suojata väärinkäytöksiltä.

BOM-tarkistin ja kustannuslaskuri

Työkalut toimivat kokonaan selaimessasi. Tiedostoa tai syöttämiäsi lukuja ei lähetetä meille. Tiedosto lähtee meille vain, jos lähetät sen itse tarjouspyyntölomakkeella.

3. Käyttötarkoitukset ja oikeusperusteet

Tarkoitus	Oikeusperuste
Yhteydenottoihin ja tarjouspyyntöihin vastaaminen sekä tarjousten laatiminen	Sopimusta edeltävät toimenpiteet ja oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta)
Tilausten toimittaminen, asiakassuhteen hoito ja laskutus	Sopimus (b) ja lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitolaki (c)
Laatujärjestelmän edellyttämä jäljitettävyys ja reklamaatioiden käsittely	Sopimus (b) ja oikeutettu etu (f)
Yhteydenpito asiakkaiden ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöihin	Oikeutettu etu (f). Voit kieltää tämän milloin tahansa.
Sivuston toimivuus ja tietoturva	Oikeutettu etu (f)

Emme myy tietoja, emmekä käytä niitä profilointiin tai automaattiseen päätöksentekoon.

4. Säilytysajat

• Yhteydenotot ja tarjouspyynnöt, joista ei synny asiakkuutta: enintään kolme vuotta viimeisestä yhteydenotosta.
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot: asiakkuuden ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin laki tai laatujärjestelmä edellyttää. Esimerkiksi kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaan 6–10 vuotta, ja lääkintälaitteisiin liittyviä jäljitettävyystietoja laitteen elinkaaren ajan.
• Palvelimen tekniset lokitiedot: palveluntarjoajan käytännön mukaan, tyypillisesti lyhyen ajan.

5. Vastaanottajat ja henkilötietojen käsittelijät

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti:

• Cloudflare, Inc. – sivuston palvelin ja lomakkeen vastaanotto
• Resend (Plus Five Five, Inc.) – lomakeviestien välittäminen sähköpostiimme
• Microsoft – sähköposti ja toimisto-ohjelmistot (Microsoft 365)
• Procountor ja Apix Messaging Oy – taloushallinto ja verkkolaskutus

Komponentti- ja piirilevytoimittajille luovutamme vain sen teknisen tiedon, jonka valmistus vaatii, ja heitä sitoo vastaava salassapitovelvollisuus. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain velvoittamana.

6. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista (Cloudflare, Resend ja Microsoft) voi käsitellä tietoja myös Yhdysvalloissa. Siirrot perustuvat EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU–US Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

7. Evästeet ja kävijätilastot

Sivusto ei käytä seuranta- eikä markkinointievästeitä, eikä se lataa kolmansien osapuolten seurantaskriptejä tai fontteja. Sivuston palvelin voi asettaa tietoturvan kannalta välttämättömiä evästeitä, esimerkiksi bottisuojausta varten.

Voimme käyttää evästeetöntä, koottua kävijätilastointia (Cloudflare Web Analytics), joka ei tallenna mitään laitteellesi eikä tunnista yksittäisiä kävijöitä.

8. Tietoturva ja luottamuksellisuus

Sivusto ja lomake käyttävät salattua HTTPS-yhteyttä. Tietoihin pääsevät vain ne työntekijämme, jotka tarvitsevat niitä työssään. Tarjouspyyntöjen liitteitä, kuten BOM- ja Gerber-tiedostoja, käsittelemme luottamuksellisina myös ilman erillistä sopimusta. Tarvittaessa allekirjoitamme salassapitosopimuksen.

9. Oikeutesi

• saada tietää, mitä tietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä kopio
• pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, kuten yhteydenpitoa
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa (siirto-oikeus)

Lähetä pyyntö osoitteeseen [email protected]. Vastaamme kuukauden kuluessa.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

10. Muutokset

Päivitämme selostetta, kun käsittelymme muuttuu. Voimassa oleva versio on aina tällä sivulla.